Datenschutzhinweise zum AmbuMetric-Portal
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung des AmbuMetric-Portals verarbeitet werden und welche Datenschutzrechte Sie haben.
1. Wer ist der Verantwortliche?
Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Daten, die im AmbuMetric-Portal verarbeitet werden (Benutzerkonten und Profile, hochgeladene Lieferungen, Feedback und die Protokolle der Nutzung), ist die Klinik oder Praxis, für die Sie das Portal nutzen.
Die AmbuMetric GmbH verarbeitet diese Daten im Auftrag und auf Weisung der Klinik oder Praxis als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Sie verarbeitet sie ausschließlich zur Bereitstellung und Absicherung des Portals und zur Erbringung des vereinbarten Supports, nicht für eigene Zwecke.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung bestimmt Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle. Sie ist auch erste Anlaufstelle für Ihre Datenschutzrechte.
Anbieter des AmbuMetric-Portals ist:
AmbuMetric GmbH
Neue Str. 95
73230 Kirchheim unter Teck
Deutschland
Vertreten durch: Philipp Henßler und Jascha Rinke
Telefon: +49 211 81973162
E-Mail: support@ambumetric.de
Als Datenschutzbeauftragten haben wir bestellt:
activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.
Potsdamer Straße 3
80802 München
Telefon: +49 (0)89 / 91 92 94 - 900
E-Mail: ambumetric@activemind.de
2. Welche Verarbeitungstätigkeiten werden vorgenommen?
Registrierung und Anmeldung im AmbuMetric-Portal
Zweck und Rechtsgrundlage
Für die Nutzung des AmbuMetric-Portals wird ein persönliches Benutzerkonto eingerichtet.
Im Rahmen der Registrierung und Anmeldung werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Vorname und Nachname,
- E-Mail-Adresse,
- Passwort, gespeichert nur als Hashwert (Argon2-Verfahren), sowie
- Daten im Zusammenhang mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Die E-Mail-Adresse dient zugleich als Benutzerkennung für die Anmeldung im Portal.
Die Verarbeitung erfolgt, um Ihnen einen persönlichen und geschützten Zugang zum AmbuMetric-Portal bereitzustellen, Sie als berechtigten Nutzer zu authentifizieren und unberechtigte Zugriffe auf das Portal zu verhindern.
Die Rechtsgrundlage bestimmt Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).
Empfänger der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der AmbuMetric GmbH sowie durch die für den Betrieb des Portals eingesetzten und entsprechend verpflichteten Dienstleister verarbeitet.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer
Die Daten Ihres Benutzerkontos werden grundsätzlich für die Dauer Ihrer Nutzungsberechtigung gespeichert.
Nach Beendigung der Nutzungsberechtigung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung der für die Registrierung und Authentifizierung erforderlichen personenbezogenen Daten ist für die Nutzung des AmbuMetric-Portals erforderlich.
Ohne diese Daten kann kein persönliches Benutzerkonto eingerichtet und das Portal nicht genutzt werden.
Widerspruch
Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.
Benutzerprofil
Zweck und Rechtsgrundlage
Innerhalb des AmbuMetric-Portals steht Ihnen ein persönliches Benutzerprofil zur Verfügung.
Im Benutzerprofil werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Vorname,
- Nachname,
- E-Mail-Adresse und
- optional ein von Ihnen hochgeladenes Profilbild.
Vor- und Nachname können von Ihnen innerhalb des Profils verwaltet werden. Die für die Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse ist Ihrem Benutzerkonto fest zugeordnet.
Die Angabe eines Profilbildes ist freiwillig.
Die Verarbeitung der Profilinformationen dient der Verwaltung Ihres Benutzerkontos sowie Ihrer Identifikation innerhalb des AmbuMetric-Portals.
Die Rechtsgrundlage bestimmt Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).
Ein freiwillig hochgeladenes Profilbild können Sie jederzeit wieder entfernen.
Empfänger der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der AmbuMetric GmbH sowie durch die für den Betrieb des Portals eingesetzten und entsprechend verpflichteten Dienstleister verarbeitet.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer
Die Profildaten werden grundsätzlich für die Dauer Ihrer Nutzungsberechtigung gespeichert.
Ein freiwillig hochgeladenes Profilbild wird bis zu dessen Entfernung durch Sie oder bis zur Löschung Ihres Benutzerkontos gespeichert.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Verarbeitung von Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ist für die Verwaltung des Benutzerkontos erforderlich.
Das Hochladen eines Profilbildes ist freiwillig. Die Nutzung des Portals ist auch ohne Profilbild möglich.
Widerspruch
Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.
Feedback-Funktion
Zweck und Rechtsgrundlage
Über die im AmbuMetric-Portal bereitgestellte Feedback-Funktion können Sie uns Hinweise, Anregungen oder Rückmeldungen zum Portal übermitteln. Feedback kann dabei insbesondere in Textform oder – soweit diese Funktion genutzt wird – als Spracheingabe abgegeben werden.
Hierbei werden die von Ihnen eingegebenen bzw. übermittelten Inhalte sowie die zur Bearbeitung und Zuordnung des Feedbacks erforderlichen Informationen verarbeitet. Je nach Inhalt Ihrer Rückmeldung können die Feedback-Inhalte personenbezogene Daten enthalten.
Bei Nutzung der Spracheingabe wird eine KI-basierte Speech-to-Text-Funktion eingesetzt. Hierbei wird Ihre Spracheingabe verarbeitet und automatisiert in Text umgewandelt. Für die technische Bereitstellung dieser Funktion wird ein Dienst von OpenAI eingesetzt. OpenAI erhält die Sprachaufnahme ohne Angaben zu Ihrem Konto oder Ihrer Einrichtung.
Die weitere Bearbeitung Ihres Feedbacks erfolgt durch die hierfür zuständigen Mitarbeiter von AmbuMetric mit Unterstützung eines KI-Sprachmodells: Claude von Anthropic, genutzt über den Team-Plan der RINKE+HENSSLER GmbH zu den kommerziellen Bedingungen von Anthropic mit dem dort einbezogenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Anthropic erhält dafür einen pseudonymisierten Export: Ihr Name, Ihre Einrichtung und Ihr Standort sind darin durch Nummern ersetzt. Der Text Ihres Feedbacks und der Nachrichtenverlauf gehen unverändert mit, ebenso die aufgerufene Seite, Browserangaben, Zeitpunkte, bis zu fünf technische Fehlermeldungen des Browsers und die Namen der antwortenden Mitarbeiter von AmbuMetric. Bilder und Inhalte hochgeladener Dateien erhält Anthropic nicht. Was Sie selbst in Ihr Feedback schreiben, erreicht Anthropic unverändert; bitte tragen Sie deshalb keine Patientendaten ein. Jede Antwort an Sie und jedes Erledigen Ihres Feedbacks gibt vorher ein Mitarbeiter von AmbuMetric frei.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Feedbacks sowie zur Verbesserung und Weiterentwicklung des AmbuMetric-Portals.
Die Rechtsgrundlage bestimmt Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).
Empfänger der Daten
Das von Ihnen übermittelte Feedback wird den hierfür zuständigen Mitarbeitern von AmbuMetric im Meldungseingang des Portals zur Bearbeitung bereitgestellt.
Bei Nutzung der Speech-to-Text-Funktion werden die hierfür erforderlichen Daten zudem an OpenAI als eingesetzten Dienstleister übermittelt und dort zum Zweck der automatisierten Transkription verarbeitet.
Für die KI-gestützte Bearbeitung erhält Anthropic den oben beschriebenen pseudonymisierten Export.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer
Erledigtes und archiviertes Feedback wird 365 Tage (12 Monate) nach der letzten Nachricht mit Verlauf und Bild automatisch gelöscht. Offenes Feedback bleibt bestehen. Noch nicht abgeschicktes Feedback, auch ein eingefügter Diktattext, liegt nur im Browser Ihres Geräts, bis Sie es abschicken oder verwerfen.
Ihre Sprachaufnahme speichert AmbuMetric nicht. Sie wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, bis OpenAI den Text zurückgibt.
Für die KI-gestützte Bearbeitung gilt: Die Exportkopie wird am Ende jedes Support-Durchgangs gelöscht. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach 30 Tagen. Erkennen die automatischen Prüfsysteme von Anthropic einen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinie, speichert Anthropic die Daten bis zu 2 Jahre und die Bewertungen dieser Systeme bis zu 7 Jahre. Das Sitzungsprotokoll auf dem verschlüsselten Rechner der Person, die den Support bearbeitet, wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Nutzung der Feedback-Funktion ist freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Feedback abzugeben oder hierfür personenbezogene Daten bereitzustellen.
Die Nutzung der Spracheingabe ist ebenfalls freiwillig. Feedback kann alternativ in Textform übermittelt werden.
Widerspruch
Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.
Aufruf des AmbuMetric-Portals
Zweck und Rechtsgrundlage
Wenn Sie auf das AmbuMetric-Portal zugreifen, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs und ähnliches.
Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus des AmbuMetric-Portals,
- Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unseres AmbuMetric-Portals,
- Sicherstellung und Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität, insbesondere zur Missbrauchserkennung sowie
- zur technisch fehlerfreien Darstellung und Optimierung des AmbuMetric-Portals.
Das AmbuMetric-Portal verwendet Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Allerdings behält AmbuMetric sich vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.
Die Rechtsgrundlage bestimmt Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).
Empfänger der Daten
Die Daten werden durch die AmbuMetric GmbH sowie durch die für Hosting, Betrieb und technische Bereitstellung des Portals eingesetzten Dienstleister verarbeitet.
Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer
Für Server-Log-Dateien gibt es derzeit keine feste Speicherfrist. Ältere Einträge werden laufend überschrieben, sobald die Dateien eine feste Größe erreichen, und beim Neuaufsetzen eines Serverdienstes vollständig gelöscht. Anders ist es nur, wenn ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff).
Im Falle eines solchen Ereignisses werden Server-Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert.
Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Die Bereitstellung dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Die technische Verarbeitung der Daten ist jedoch erforderlich, um das AmbuMetric-Portal aufrufen und sicher nutzen zu können.
Widerspruch
Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO weiter unten.
Welche Dienstleister setzen wir ein?
Personenbezogene Daten aus dem Portal erhalten folgende Dienstleister:
- STACKIT: Rechenzentrum, Datenbank und Speicher des Portals (Deutschland),
- Mailjet: Versand der E-Mails des Portals, etwa Einladungen, Passwort-Rücksetzungen und Benachrichtigungen (Mailjet SAS, Paris; Verarbeitung in der EU),
- Sentry: Fehlerüberwachung des Servers (Functional Software, Inc., USA; Speicherung in der EU-Region, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln),
- RINKE+HENSSLER GmbH: Entwicklung, Betrieb und Support des Portals (Deutschland),
- Microsoft (Microsoft 365): Kommunikation und Support per E-Mail und Teams (Microsoft Ireland Operations Ltd.; EU Data Boundary),
- OpenAI: Umwandlung von Spracheingaben in Text (OpenAI Ireland Ltd.; Verarbeitung auch in den USA möglich, abgesichert über die Standardvertragsklauseln) sowie
- Anthropic: KI-gestützte Bearbeitung von Feedback (Anthropic Ireland, Limited; Verarbeitung auch in den USA möglich, abgesichert über die Standardvertragsklauseln).
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit deren Voraussetzungen vorliegen.
Erste Anlaufstelle für diese Rechte ist Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle. AmbuMetric unterstützt sie dabei über die vertraglich vereinbarten Prozesse.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ergänzend die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Datensicherheit
AmbuMetric trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.
Die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Endgerät und dem AmbuMetric-Portal erfolgt verschlüsselt über HTTPS.
Der Zugang zum Portal ist durch persönliche Benutzerkonten und Passwörter sowie durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Darüber hinaus werden insbesondere angemessene Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie Maßnahmen zur Sicherung der eingesetzten IT-Systeme eingesetzt.
Änderung der Datenschutzbestimmungen
Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder funktionaler Änderungen des AmbuMetric-Portals erforderlich wird.
Für die Nutzung des Portals gilt jeweils die aktuelle Fassung der Datenschutzhinweise.
Derzeit gilt die Version vom 27. Oktober 2026.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die verantwortliche Stelle kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Dies entspricht Art. 21 Abs. 1 DSGVO.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei, beispielsweise mit dem Betreff „Widerspruch“, an Ihre Klinik oder Praxis als verantwortliche Stelle gerichtet werden. Sie können ihn auch an AmbuMetric richten:
AmbuMetric GmbH
Neue Str. 95
73230 Kirchheim unter Teck
Deutschland
E-Mail: support@ambumetric.de